目次
エクセルでプライベートを充実させる
事務職などエクセル作業の多い皆さん、こんな悩みありませんか？
- 定時で帰って、趣味の時間を増やしたい。
- 仕事をなるべく楽にしたい。
- 早く家に帰ってあのTV番組みたい
- 学生の頃は、もう家にいたのに
仕事をしていての悩みってたくさんあると思いますが、社会人になって経験する残業につながる悩みって本当に解消したいですよね？
学生時代の友達と、社会人になって仕事終わりに飲みに行くなんて憧れがありました。
しかし、残業のせいでそれもままならない、自分のスキルを上げて早く仕事を終わらせたいけど時間が無い！！！
しかも事務職となると、ExcelやWordを使用した事務処理がメインで、これらをいかに使いこなし効率よく進めていくかが大きな課題であると思います。
さらに、学生時代にレポートを書くことくらいでしかパソコンを触ってこなく、パソコン自体に苦手意識を持ってしまっている人は数多くいるでしょう。
Excel（エクセル）が苦手！このままで良いですか？
このままの状態を続けてもよいでしょうか？
パソコンが難しいと思い込み、苦手意識を克服しないことはプライベートの時間を犠牲にする可能性が非常に高いです。
そして、毎日、やってもやっても減らない事務処理で疲弊して、終業後の予定や週末の予定に体力が残らない状態になってしまいます。実際に、私もホテルで事務職を担当していた時は日々の業務で休日は体を回復することのみで、休みが終わっていました。
仕事も大事だけど、大変な思いをして稼いだお金をプライベートで好きなことに使うことが一種のモチベーションになるでしょう。学生時代の友人と遊びに行った時に、疲れ切った自分と元気な自分のどちらを友人に見せたいでしょうか？
趣味だったり、友人とご飯だったり仕事以外の時間が充実することは、気分をリセットして
心身を健康に保つ秘訣であると思います。
この思いを叶えるためには、時短スキルを上げることが必要です。
もし、残業で苦しんでいる友人がいたら、時短テクニックを知っている自分がいれば助けてあげることができるでしょう。
勉強が嫌だと思うかもしれませんが、今回紹介するものは、勉強が必要ないテクニックも含んでおり、今回紹介するプライベートを充実させる方法は、気軽に始めることができます。
Excel（エクセル）気軽に時短ショートカットキー
事務処理を気軽に時短できる技は、「ショートカットキー」です！
社会人になって、苦手意識のあるパソコンと上手に友達のように付き合うために最重要なテクニックです。
パソコンには、マウス操作をせずに楽に操作ができるショートカットキーというものが存在します。それは、Excel上にも存在します。調べるとたくさんあるのですが、ここではよく使う一例を紹介します。
こちらに、もっとたくさんのショートカットキーを紹介しています。
- コピー → Ctrl ＋ C
- 貼り付け → Ctrl + V
- 上書き保存 → Ctrl + S
- 一個上のセルをコピペ → Ctrl + D
- 一個左のセルをコピペ → Ctrl + R
まずは、定番のショートカットキーを使うと、日々の業務がだいぶ楽になりますよ。
ショートカットキーは、知ったその場で実践できるので、ぜひ実践して使い慣れることを意識してください！
他にもたくさんのあるので、どんなことができたら楽になるだろうと考え、調べることで少しずつ増やしていくことが良いと思います。
もしくは、ベテランの先輩の操作を横から見て観察してみるのも良いです。
「そんなこと出来るんだ」と気づけるキッカケになります！
デスクトップの壁紙に「ショートカットキー」一覧の画像を設定しておくと、覚えやすいし確認しやすいです！！
↓
https://sugoikaizen.com/wallpaper/
あっという間に終わるExcel関数で残業が減る
続いては、関数です。
関数と聞くと、苦手意識を持つ１つの要因ではないでしょうか？
公式に従えば、簡単なのであまり固くならずにやってみましょう！
新卒で事務職に就いた皆さんにとっては、関数は少しレベルが高いと感じるかもしれませんが、それぞれの関数の公式をしっかり理解しながら使えばものすごい強い味方になります。売上の計算など、ちょっと複雑で面倒な計算によく使うことが出てくると思います。使いこなせるととても便利ですが、関数にもたくさん種類があり、至る所に関数をいれた表を作るとメンテナンスや作った人以外の人が使いづらいというデメリットもあります。
コツとしては、表をシンプルにすることと、その表の目的を明確化することが大事です。
何でもかんでも入れ込むことはやめましょう。
- SUM関数 合計を計算してくれます。
- IF関数 条件によってそれが真か偽かを判定できます。
- IFS関数 IF関数は１つの条件飲みですが、複数条件で判定ができます。
- SUMIF関数 特定の条件に当てはまる数の合計を出せます。
- TODAY関数 本日の日付を出してくれます。意外と便利ww
ざっと、こんな感じですがもっとたくさんあるのでぜひ自分の業務にあった関数を試してください。関数は一度セルに数式を入れておけばずっと使えるので便利ですよ。
Microsoft Excelで出来る最強の効率化「VBA」
次は、最強の時短ができるVBAです。
VBAになると難易度が上がりますが、その分かなり強力な時短をすることができます。
新卒で入社し、会社になれることにも必死で仕事にも必死ななかで、VBAをすぐに仕事で取り入れていくことは難しいですが、将来の投資として意識づけして欲しいです。
終業後、自己研鑽としてVBAを継続して学んでいくことをお勧めします。
VBAを学ぶことで、関数の使い方がさらに身につきます！
VBAとは、Microsoft Office製品などで使われるプログラミング言語です。VBAを使うことで、Office製品の機能を自動化したり、カスタマイズしたりすることができます。例えば、Excelで大量のデータを処理する場合、VBAを使って自動的に計算を実行したり、結果をグラフ化したりすることができます。また、Wordで文書を自動的に生成することもできます。VBAは、プログラミング初心者でも簡単に学ぶことができます。
こんな風にExcel（エクセル）活用してました！！
ここでは、VBAで作成した時短ツールの一部を紹介します。
VBAを私は、日々、仕事終わりになど少しづつ勉強し、仕事で実際に使って、インプットとアウトプットを繰り返して行きました。
その結果、効率化してトイレ行っている間に作業が終わっているなんてこともしていました！！大体、簡単なプログラムを組むには、１、２ヶ月ほどでできるようになりました。
ほかにも、ITのエンジニア時代は業務上で必要なものをVBAで作成して、効率化していました。ここでもう一つお伝えしたいVBAのメリットが、正確性です。
VBAは、日々の定型化された業務に向いているのですが、そういった臨機応変を必要としないものは機械はとても得意で人間よりも間違えが少ないという点が優れています。
新入社員は、慣れない業務の中で、「間違えて当たり前」と上司などは思っていますが、それに甘えず「ミスを減らす仕組み」を作ることでより良い評価につながります!
ぜひ、このようなメリットを頭の片隅にいれながら日々の面倒な業務を自動化したいと思うようになって欲しいと思います。
Excel VBA学習方法
- VBA練習問題 ←こちらのサイトで問題を解いていく。
- 自分で作ってみたいものを作成してみる
こちらの２つのどちらかが良いと思います。大事なことは、手を止めずに実践しながら学んでいくことです。知識だけ勉強しても、プログラミングが初心者の方はイメージがつかず難しいというイメージだけになってしまうので、問題の答えを見ながらで良いので形にして体感していくことをぜひ意識してください。
Excel（エクセル）でプライベート充実
「ショートカットキー」「関数」「VBA」これらの時短テクニックを使うことで、日々の業務が楽になり、仕事の進みがスムーズになります。
自分で身につけたら、ぜひ、周りの友人や同僚にも教えてあげてください！
会社全体の効率が上がり、たくさんの人のプライベートの充実につながります！
これらは、「習うより慣れろ」で、どんどん積極的に使ってください！ショートカットキーと関数は「こんなことできないかな？」と思ったら調べて、その場で実践してください！
時間がかかるものではないので、今後の業務に役立つという意識を持ってもらえればと思います。
- ショートカットキー
- 関数
- VBA
この３つの手段を忘れずに！！！
もっと詳しく知りたい方はこちらへ！！！
Microsoft Excelでプライベート充実！
コメント